1. Informacje ogólne.
Dnia 25 września 2024 r. w życie wchodzi część przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 tj.) (dalej: „Ustawa”), stanowiących implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. (Dz.Urz.UE.L nr 305 str. 17). Z uwagi na złożoność regulacji oraz ich obszerność, artykuł ograniczony zostanie do najważniejszych informacji, które są dla przedsiębiorców istotne pod kątem przepisów wchodzących w życie w w/w dacie, w związku z czym nasze uwagi dotyczyć będą tylko problematyki tzw. zgłoszeń wewnętrznych.
Dla celów porządkowych, konieczne jest wyjaśnienie podstawowych pojęć specyficznie zdefiniowanych w Ustawie. Pierwszym z nich jest „zgłoszenie wewnętrzne”, które na podstawie art. 2 pkt. 16 Ustawy oznacza ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa. „Podmiotem prawnym” jest z kolei podmiot prywatny lub publiczny, natomiast przez pojęcie podmiotu prywatnego – co jest dla przedsiębiorców istotne- rozumie się osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną (czyli m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne i spółki akcyjne) lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (m.in. spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne), lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi.
Na wstępie należy zwrócić uwagę, że obowiązek wdrożenia do dnia 25 września 2024 r. procedury zgłoszeń wewnętrznych, dotyczy podmiotów prawnych, na rzecz których, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Przepisy Ustawy jasno stanowią, że do w/w limitu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Oznacza to, że do ww. 50-osobowego limitu, co do zasady, wliczać będą się również osoby wykonujące pracę na rzecz pracodawcy na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o współpracy, umowa zlecenie lub umowa o dzieło.
Wartym podkreślenia jest również fakt, że naruszenia prawa, które mogą być zgłaszane przez sygnalistów na gruncie przepisów Ustawy zostały enumeratywnie wskazana w treści art. 3 Ustawy i obejmują takie naruszenia jak m.in. dotyczące korupcji, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych. Nie każde zatem zgłoszenie będzie objęte procedurą zgłoszeń wewnętrznych, a tylko takie, które może być kwalifikowane jako naruszenie prawa objęte katalogiem ustawowym. Nie zawsze zatem zgłaszający uzyska status sygnalisty i zostanie objęty ochroną przewidzianą przepisami Ustawy.
2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Art. 25 ust. 1 Ustawy określa minimalne wymagania i treść, którą powinna zawierać obowiązkowa do wdrożenia procedura zgłoszeń wewnętrznych. W szczególności należy zwrócić uwagę, że przedsiębiorca powinien wyznaczyć wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Ustawodawca dopuszcza również, aby te działania przenieść na podmiot zewnętrzny. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna również szczegółowo określać sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, które mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie. Nie ma przy tym obowiązku, aby oba te sposoby były przewidziane procedurą.
Zgłoszenia ustne mogą być dokonywane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie dokonane ustnie powinno zostać udokumentowane za zgodą sygnalisty. Dokumentowanie może mieć formę nagrania rozmowy lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Zgłoszenie dokonywane za pośrednictwem linii nienagrywanej powinno zostać potwierdzone w formie protokołu z rozmowy. Ponadto, zgłoszenie ustne, na wniosek sygnalisty, może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, które powinno odbyć się w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w przedmiocie zgłoszenia. Zgłoszenie dokonane podczas spotkania również powinno być udokumentowane poprzez nagranie rozmowy lub sporządzenie protokołu ze spotkania.
W przypadku zgłoszeń dokonywanych pisemnie, przepisy Ustawy jedynie stanowią o możliwości dokonania takiego zgłoszenia w postaci papierowej lub elektronicznie. Zgodnie z przepisami, w praktyce takie zgłoszenia mogą być zatem dokonywane np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail na dedykowany do tego adres poczty elektronicznej. Zgłoszenie w postaci papierowej mogłoby zostać zgłoszone np. poprzez wrzucenie dokumentu obejmującego zgłoszenie do specjalnie w tym celu umieszczonej skrzynki znajdującej się w zakładzie pracy. Przepisy pozostawiają w tym zakresie swobodę, jednakże istotne jest to, aby pamiętać, że określony w danej organizacji sposób dokonywania zgłoszenia powinien spełniać wymagania ustawowe, w szczególności te uniemożliwiające ustalenie tożsamości sygnalisty osobom nieupoważnionym.
Podmiot prywatny powinien wyznaczyć jednostkę organizacyjną lub osobę uprawnioną do podejmowania działań następczych. W tym przypadku nie ma możliwości wyznaczenia podmiotu zewnętrznego. Dopuszczalne jest również, aby osobą lub jednostką organizacyjną upoważnioną do podejmowania działań następczych była ta sama osoba lub jednostka organizacyjna, które są upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, o ile ta osoba lub jednostka organizacyjna zapewni zachowanie bezstronności.
Podkreślić przy tym należy, że zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów, procedura nie musi zapewniać zgłoszeń anonimowych, a jest to wyłącznie możliwość dla pracodawcy. Koniecznym jest jednak, aby zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 Ustawy, dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegały ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista, czyli osoba zgłaszająca naruszenie, wyrazi zgodę na ujawnienie tych danych.
Działania następcze oznaczają wszelkie działania, które są podejmowane w celu wyjaśnienia zasadności zgłoszenia oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.
3. Ochrona sygnalistów.
Istotnym elementem Ustawy jest mechanizm ochrony sygnalistów. Art. 11 Ustawy wprost stanowi o zakazie podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów. Ochrona sygnalistów może różnić się, w zależności od tego, czy sygnalistą jest pracownik czy inna osoba. Niedopuszczalne jest m.in. odmawianie nawiązania stosunku pracy wobec sygnalisty, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy, obniżanie wysokości wynagrodzenia itp. Szczegółowy katalog działań zabronionych przewidziany jest w art. 12 ust. 1 Ustawy. Jednocześnie, w razie podjęcia działań odwetowych, sygnalista uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku.
Ponadto osoba która, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega odpowiedzialności karnej. Sankcjom karnym podlega również podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty oraz ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom Ustawy.
Zaznaczyć należy, że ustawa przewiduje również ochronę dla osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą. Ustawa rozszerza zatem katalog osób chronionych przed działaniami odwetowymi o osoby, które mogłyby spotkać się z takimi działaniami w związku z podejmowanymi działaniami umożliwiającymi dokonanie zgłoszenia naruszenia, współpracownikami sygnalisty, osobami bliskimi dla sygnalisty, w tym m.in. członkami jego rodziny.
4. Uwagi końcowe.
Jak zostało wskazane na wstępie, przepisy Ustawy dotyczące obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpoczynają obowiązywanie 25 września 2024 r. Brak wdrożenia procedury lub wdrożenie procedury niespełniającej wymogów ustawowych, z mocy art. 58 Ustawy, podlega grzywnie. Przepis art. 58 Ustawy nie jest precyzyjny w tym zakresie i na ten moment nie do końca wiadomo w jaki sposób będą interpretowały go odpowiednie organy administracji publicznej i sądy powszechne. Wysokość kary grzywny, przewidzianej przepisami Kodeksu pracy, jest limitowana do wysokości 45.000,00 zł. Z kolei kara grzywny przewidziana przepisami Kodeksu karnego może wynieść nawet milion złotych.
W razie braku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie sposób wykluczyć sytuacji, że takie zaniechanie może być przedmiotem zainteresowania Państwowej Inspekcji Pracy.
Do tego, jak ustawa ta będzie się sprawdzać w praktyce, na pewno będziemy wracać.
автор:
Maciej Oczkowski – adwokat
Данная запись содержит общую информацию по обсуждаемому правовому вопросу. Оно не представляет собой юридическую консультацию или решение конкретного случая или юридической проблемы. В связи с уникальностью каждой фактической ситуации и вариативностью правового статуса мы рекомендуем обратиться за юридической консультацией в нашу юридическую компанию.