1. Obecné informace.
Dne 25. září 2024 nabývá účinnosti část ustanovení zákona ze dne 14. června 2024 o ochraně oznamovatelů (Sbírka zákonů z roku 2024, položka 928) (dále jen: „Akt""), kterým se provádí směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob oznamujících porušení práva Unie ze dne 23. října 2019 (Úř. věst. EU č. 305, s. 17). Vzhledem ke složitosti předpisů a jejich obsáhlosti se článek omezí na nejdůležitější informace, které jsou pro podnikatele důležité z hlediska účinnosti předpisů k výše uvedenému datu, proto se naše připomínky budou týkat pouze tzv. volal interní zprávy.
Pro organizační účely je nutné objasnit základní pojmy konkrétně definované v zákoně. První je "interní zpráva", která podle čl. 2 body § 16 zákona se rozumí ústní nebo písemné sdělení informace o porušení zákona právnické osobě. "Právnická osoba" je zase soukromoprávním či veřejnoprávním subjektem, přičemž pro podnikatele důležitým pojmem soukromý subjekt se rozumí fyzická osoba provozující podnikatelskou činnost, právnická osoba (tedy mimo jiné společnosti s ručením omezeným, jednoduchá spol. - akciové společnosti a akciové společnosti) nebo subjekt organizační osoba bez právní subjektivity, které zákon přiznává způsobilost k právním úkonům (včetně veřejných obchodních společností, profesních společností, komanditních společností, komanditních společností), nebo zaměstnavatel, pokud jsou nikoli veřejné subjekty.
Úvodem je třeba upozornit, že povinnost zavést vnitřní ohlašovací postup do 25. září 2024 se týká právnických osob, u kterých k 1. lednu nebo 1. červenci daného roku min. 50 lidí. Ustanovení zákona jasně říká, že do výše uvedeného limitu jsou zahrnuti zaměstnanci na plný úvazek nebo osoby poskytující práci za odměnu z jiného než pracovněprávního vztahu bez ohledu na základ zaměstnání. To znamená, že až do výše uvedeného Limit 50 osob bude v zásadě zahrnovat i osoby vykonávající pro zaměstnavatele práce na základě občanskoprávních smluv, jako je smlouva o spolupráci, mandátní smlouva nebo smlouva o dílo.
Rovněž je třeba zdůraznit, že porušení zákona, která mohou oznamovatelé oznamovat podle ustanovení zákona, byla taxativně uvedena v čl. 3 zákona a zahrnují taková porušení, jako jsou mimo jiné: týkající se korupce, bezpečnosti výrobků, ochrany životního prostředí, veřejného zdraví, veřejných zakázek, služeb, produktů a finančních trhů. Vnitřní ohlašovací procedura se tedy nebude vztahovat na každé oznámení, ale pouze na takové, které lze klasifikovat jako porušení zákona, na které se vztahuje zákonný katalog. Nahlašující osoba tedy ne vždy získá status oznamovatele a bude se na ně vztahovat ochrana stanovená v ustanoveních zákona.
2. Vnitřní postup hlášení.
čl. 25 oddíl 1 zákona stanoví minimální požadavky a obsah, který má obsahovat povinný postup implementovat interní zprávy. Zejména je třeba uvést, že podnikatel by měl určit vnitřní organizační jednotku nebo osobu v rámci organizační struktury oprávněnou přijímat vnitřní oznámení. Zákonodárce umožňuje i převod těchto činností na externí subjekt. Interní postup podávání zpráv by měl rovněž podrobně uvádět způsoby předávání interních zpráv, které mohou být podávány ústně nebo písemně. Není povinnost, aby byly v řízení uvedeny oba tyto způsoby.
Ústní podání lze učinit telefonicky nebo prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků. Hlášení učiněné ústně by mělo být zdokumentováno se souhlasem oznamovatele. Dokumentace může být ve formě záznamu rozhovoru nebo úplného a přesného přepisu rozhovoru. Hlášení uskutečněná prostřednictvím nenahrané linky by měla být potvrzena formou konverzačního hlášení. Kromě toho může být na žádost oznamovatele podána ústní zpráva během osobní schůzky, která by se měla konat do 14 dnů ode dne obdržení žádosti týkající se zprávy. Zprávy podané během schůzky by měly být také zdokumentovány nahrávkou rozhovoru nebo přípravou zápisu z jednání.
U hlášení učiněných v písemné formě stanoví ustanovení zákona pouze možnost takové hlášení učinit v papírové nebo elektronické podobě. V souladu s předpisy lze v praxi taková hlášení provádět například zasláním e-mailu na vyhrazenou e-mailovou adresu. Papírovou žádost lze podat např. vhozením dokumentu obsahující žádost do schránky umístěné na pracovišti k tomu určeném. Předpisy v tomto ohledu ponechávají určitou volnost, je však důležité připomenout, že způsob hlášení stanovený v dané organizaci by měl splňovat zákonné požadavky, zejména ty, které znemožňují neoprávněným osobám zjistit totožnost oznamovatele.
Soukromý subjekt by měl jmenovat organizační složku nebo pověřenou osobu podniknout následné akce. V tomto případě není možné jmenovat externí subjekt. Dále je přípustné, aby osobou nebo organizační složkou oprávněnou k následným úkonům byla stejná osoba nebo organizační složka oprávněná přijímat vnitřní zprávy, pokud tato osoba nebo organizační složka zajistí nestrannost.
Je třeba zdůraznit, že v souladu s aktuálním zněním předpisů, postup nemusí zajistit anonymní hlášení, a to je pouze možnost pro zaměstnavatele. Je však nutné, aby v souladu s čl. 8 sekce Osobní údaje oznamovatele umožňující zjištění jeho totožnosti nebyly podle čl. 1 zákona předmětem zpřístupnění neoprávněným osobám, ledaže oznamovatel, tedy osoba oznamující porušení, se zpřístupněním těchto údajů nesouhlasí.
Následným opatřením se rozumí jakékoli opatření, které je učiněno za účelem objasnění platnosti zprávy a zabránění porušení práva, které je předmětem zprávy.
3. Ochrana oznamovatelů.
Důležitým prvkem zákona je mechanismus ochrany oznamovatelů. V § 11 zákona je výslovně uveden zákaz odvetných akcí proti oznamovatelům. Ochrana oznamovatelů se může lišit v závislosti na zda je oznamovatel zaměstnancem nebo jinou osobou. Nepřijatelné je mj. odmítnutí uzavření pracovního poměru s oznamovatelem, rozvázání nebo ukončení pracovního poměru, snížení výše odměny apod. Podrobný výčet zakázaných činností stanoví čl. 12 sekce 1 zákona. Zároveň je oznamovatel v případě odvetného jednání oprávněn požadovat náhradu ve výši, která není nižší než průměrná měsíční mzda v národním hospodářství v předchozím roce.
Trestně odpovědný je navíc ten, kdo za účelem znemožnění oznámení jiné osobě v tom této osobě brání nebo jí v tom výrazně brání. Trestně sankcionované jsou i odvetné kroky proti oznamovateli a zveřejnění jeho totožnosti v rozporu s ustanoveními zákona.
Je třeba poznamenat, že zákon také stanoví: ochrana pro pomocníky při podání zprávy a osoby spojené s oznamovatelem. Zákon proto rozšiřuje výčet osob chráněných před odvetným jednáním o osoby, kterým by takové jednání mohlo hrozit v souvislosti s jednáním k oznámení přestupku, spolupracovníky oznamovatele a osoby oznamovateli blízké, mezi které mimo jiné patří: členy jeho rodiny.
4. Závěrečné poznámky.
Jak již bylo na začátku naznačeno, ustanovení zákona o povinnosti zavést vnitřní ohlašovací postup nabývají účinnosti dnem 25. září 2024. Neprovedení postupu nebo provedení postupu, který nesplňuje zákonné náležitosti, podle čl. . 58 zákona, podléhá pokutě. Ustanovení čl. 58 zákona není v tomto ohledu přesný a v tuto chvíli není zcela jasné, jak jej budou příslušné orgány veřejné správy a obecné soudy vykládat. Výše pokuty stanovená v zákoníku práce je omezena na 45 000,00 PLN. Pokuta stanovená v trestním zákoníku může dosáhnout až jednoho milionu zlotých.
Pokud nebude zaveden vnitřní postup ohlašování, nelze vyloučit, že toto selhání může být předmětem zájmu Národního inspektorátu práce.
K tomu, jak bude tento zákon fungovat v praxi, se určitě ještě vrátíme.
autor:
Maciej Oczkowski – advokát
Tento záznam obsahuje obecné informace o diskutovaném právním problému. Nepředstavuje právní poradenství ani řešení konkrétního případu nebo právního problému. Vzhledem k jedinečnosti každého skutkového stavu a proměnlivosti právního stavu doporučujeme vyhledat právní pomoc naší advokátní kanceláře.